BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
GENEL AYDINLATMA METNİ
Veri Sorumlusu sıfatıyla BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş. (ŞİRKET/İŞVEREN) olarak, duruma göre aşağıda belirtilen şekillerde elde ettiğimiz kişisel verilerinizin, ticari ilişkilerimiz kapsamında veya sizlerle olan iş ilişkimiz dahilinde, işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz kişisel verilerin doğruluğunu ve güncel halini koruyarak, kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılabileceğini ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılabileceğini, devredilebileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK’da sayılan sair şekillerde işlenebileceğini bildiririz.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİ TOPLAMAMIZIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından Şirketimizde çalışanlarımıza fiziki veya telefon aracılığı ile ya da elektronik ortamda yaptırdığınız kayıt, randevu, iş başvuruları gibi farklı kanallarla elde edilmekte, bu veriler Şirketimizin Mevzuata ve Şirket Politikalarına uyumunun sağlanması hukuki sebeplerine dayanılarak toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, 6698 Sayılı KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK’nın 4., 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla toplanabilmekte, işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
Şirket’in işyeri-çalışan-ziyaretçi güvenliğini sağlamaya yönelik hukuki yükümlülüğü ve meşru menfaati gereği, işyeri binasına, eklentilerine, şubelerine ve şantiyelerine yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla görüntülü kayıt yapmaktayız. “İŞYERİ GÖRÜNTÜLÜ KAYIT POLİTİKAMIZI” www.kupkok.com adresimizden inceleyebilirsiniz
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Toplanan kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 4., 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, Şirketimiz tarafından aşağıda yer alan amaçlarla işlenebilmektedir:
- Şirketimizin yürüttüğü ticari faaliyetlerin ilgili mevzuata ve Şirket Politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için Şirket’imizin iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi,
- Şirketimizin kısa, orta ve uzun vadede ticari politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması,
- Şirketimizin insan kaynakları faaliyetlerinin tasarlanması ve yürütülmesi,
- Şirketimizin iş ilişkisi içerisinde olunan gerçek ve tüzel kişilerin, ticari ve hukuki emniyetinin sağlanması,
- Şirketimizin oluşturduğu ticari itibarının ve güvenin korunması,
- Sağlığa ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması ve/veya kanuni zorunluluklar nedeniyle, işlenebilmektedir.
Kişisel verilerinizin Şirket’imiz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere www.kupkok.com internet adresinden ulaşabileceğiniz “BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş. (ŞİRKET) KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI”nda yer verilmiştir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Toplanan kişisel verileriniz; KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş. (ŞİRKET) tarafından aşağıda yer alan amaçlarla, gerçek ve özel hukuk tüzel kişilerine, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir:
- Şirketimizin yürüttüğü ticari faaliyetlerin mevzuata ve Şirket politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için Şirketimizin iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi;
- Şirketimizin kısa-orta-uzun vadede ticari politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması;
- Şirketimizin insan kaynakları faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi;
- Şirketimizin insan kaynakları faaliyetlerinin planlanmasına ve icrasına destek olunması;
- Şirketimizin ve iş ilişkisi içerisinde olunan gerçek/tüzel kişilerin ticari ve hukuki emniyetinin sağlanması;
- Şirketimizin oluşturduğu ticari itibarının ve güvenin korunması.
Kişisel verilerinizin Şirket’imiz tarafından aktarma amaçları konusunda detaylı bilgilere www.kupkok.com internet adresinden ulaşabileceğiniz “BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş. (ŞİRKET) KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI”nda yer verilmiştir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Şirketimiz kişisel veri/özel nitelikli kişisel verileri yurt dışına aktarmamaktadır. Kişinin talebi olması halinde veya yurt dışına veri aktarılası gereken başkaca bir durumda, ilgili kişinin açık rızası alınarak bu yapılabilecektir.
VERİ SAHİBİ OLARAK KVKK’NIN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARINIZ
Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVKK’nın 11. maddesi uyarıca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, www.kupkok.com internet adresimizden veya kurumumuzdan temin edebileceğiniz “VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU’nu” kullanarak veya formda yer alan bilgileri içeren bir dilekçe ile Şirketimize iletebilirsiniz ya da Şirketimize doğrudan başvurabilirsiniz.
Şirket’imiz, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, tarafımızca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
Bu Genel Aydınlatma Metni Şirketimizin internet sitesinde (www.kupkok.com) yayınlanır.
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
19 Mayıs Mh. Meyan Sk. No:6/4 Nilüfer/BURSA
0 224 4135454
www.kupkok.com
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Kişisel verilerin korunması, BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.’nin en önemli öncelikleri arasındadır. Kişisel verilerin güvenliği konusunda gereken hassasiyet gösterilmekte, çalışan, öğrenci ve diğer tüm ziyaretçilerimize ait her türlü kişisel verinin mümkün olan en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine büyük önem verilmektedir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması hakkındaki yönetmelik ve ilgili mevzuatlara göre aşağıdaki temel ilkeler Kişisel Verileri Koruması ve İşlenmesi Şirket Politikamız olarak benimsenmiştir.
- Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
- Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
- Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
- Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
- Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
- Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
- Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli önlemleri alarak sistemi kurma,
- Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alarak düzenli denetimler yapma,
- Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine ve kararlarına uygun davranma,
- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme,
- Kişisel verileri yasaya uygun olarak tanımlı şekil ve sürede silme ve imha etme,
- Kişisel Veri Envanteri oluşturma.
AMAÇ
Bu Politikanın ana amacı Şirketimiz tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik yapılanlar konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda öğrencilerimiz, ziyaretçilerimiz, çalışanlarımız, Şirket yetkililerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ve üçüncü kişiler başta olmak üzere, kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır. Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler verilen hizmetlere bağlı olarak değişebilmekle birlikte otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır. Çalışan profesyonellerimiz, çalışanlarımız, taşeron firmalar ve çalışanları ve her türlü ticari işbirliği içine girilen firmalar, çağrı merkezimiz, internet sitemiz, online hizmetler ve benzeri yollarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanan kişisel veriler ve iş kolu için gerekli olan özel nitelikli kişisel verileri aşağıda yer alan amaçlarla işlenebilmektedir.
Şirketimizin iç prosedürlerinin planlanması ve yönetilmesi, şirket hizmetlerini geliştirme amacıyla analiz yapma, öğrencilerimizin/çalışanlarımızın eğitim ve gelişimi, çalışanlarımızın özlük süreçlerini ve yasal haklarını koruma, suiistimal ve yetkisiz işlemlerin izlenmesi ve engellenmesi, risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi, araştırma yapılması, yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi, hizmetlerimiz karşılığında faturalandırma yapma, kimlik teyidi, şirketimiz ile anlaşmalı olan kurumlarla ilişkinizi teyit etme, sağlık hizmetlerinin finansmanı kapsamında özel sigorta şirketleri tarafından talep edilen her türlü bilgileri paylaşma, Şirketimiz sistem ve uygulamalarının veri güvenliği kapsamında tüm gerekli teknik ve idari tedbirleri alma, size sunduğumuz tüm hizmetlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi, ilgili mevzuat gereği saklanması gereken verilerinize ilişkin bilgileri muhafaza etme ve arşivleme, anlaşmalı olduğumuz kurumlarla, bankalar ve sağlık kurumları tüm kuruluşlar (kamu ve özel) size sunulan hizmetlere ilişkin finansal mutabakat sağlanması, ilgili mevzuat uyarınca tüm kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgileri paylaşma, çalışan/öğrenci/müşteri memnuniyetinin ölçülmesi, çalışan/öğrenci/müşteri memnuniyetinin arttırılması.
Kişisel veriler, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar ve Şirketimiz hizmetlerinin belirlenen yasal çerçevede verilebilmesi ve bu çerçevede Şirketimizin sözleşmeler ve yasal yükümlülüklerini gereği gibi eksiksiz yerine getirilebilmesi amacı ile toplanır, işlenir ve saklanır.
KAPSAM
Bu politika, öğrencilerimiz, müşterilerimiz, ziyaretçilerimiz, Şirket yetkilileri, çalışanlarımız, stajyerlerimiz, işbirliği ve her türlü hukuki ilişki içinde olduğumuz kişi – kuruluş ve kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan veya olmayan yollarla işlenen aşağıda tanımlı kişisel verilerini kapsar.
Ad, soyad, T.C Kimlik numarası, pasaport numarası veya geçici TC Kimlik numarası, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, medeni hal, adres, telefon numarası, elektronik posta adresi vb. iletişim verileri, ödeme ve faturalama bilgileri gibi finansal veriler; elektronik olan veya olmayan yöntemlerle edinilebilecek sesli ve dijital bilgiler, kişisel sağlık verisi başta olmak üzere genel ve özel nitelikli kişisel veriler ve Sosyal Güvenlik Kurumu verileri, internet siteleri üzerinden gönderilen kimlik verileri, görsel (dijital olan ve dijital olmayan) tüm kayıtlar.
Kişisel veri sahipleri gruplarına göre bu politikanın uygulama kapsamı Politikanın tamamı olabileceği gibi, yalnızca bir kısım hükümleri de olabilecektir.
Online hizmetlerini kullanmak üzere telefon veya internet sitesi kullanıldığında, Şirket içi intranette, eğitim, Şirketimizin düzenlemiş olduğu etkinliklere katılımda veya internet sayfaları ziyaret edildiğinde de kişisel veriler işlenebilecektir.
TANIMLAR
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi. Bu Protokolde BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.’yi ifade eder. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. |
| Kişisel Veri Sahibi
|
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin öğrenciler, çalışanlar, çalışan adayları. |
| Üçüncü Kişi
|
Şirketimizin yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişiler. |
| Ziyaretçi | Şirketimizin sahip olduğu fiziksel alanlara çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri
|
Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli veriler. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi
|
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikamız yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler çerçevesinde yürütülür. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikamız güncel kanun, yönetmelik ve sair mevzuat hükümleri ile Kişisel Verileri Koruma Kurumunun kararlarına uyumlu olarak hazırlanmıştır.
Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kurallar çerçevesinde Şirketimizin uygulamaları ile entegre edilerek oluşturulmuştur. Yukarıda belirtilen kişisel veriler gerektiğinde İlgili Bakanlık düzenlemeleri vb. diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde işlenebilecek, tedarikçilerimize ait fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilebilecektir. Kişisel veriler ilgili kanunlarda belirtilen sürelerle uyumlu olarak, Şirket prosedürlerinde tanımlı yasal sürelere uygun olarak hem dijital hem de fiziki ortamda korunacaktır.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz tarafından kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında Şirketimizin kimliğini, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında sahip olduğu haklarla ilgili aydınlatma yapmaktadır.
Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında ilgi talep etmede sayılmıştır. Şirketimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanununun 11. maddelerine uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi süresi içerisinde yapmaktadır.
Şirketimiz kişisel veri sahipleri ile ilgililere, kişisel verilerin korunmasındaki şirketin politikasını, internet sitesinde, şirketin faaliyetlerini yürüttüğü bina içerisinde kamuoyuna açık dokümanlarla ve sair yollarla duyurarak, kişisel veri işleme faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi ve bu çerçevede hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamaktadır. Ayrıca Şirketimiz ilgili kişileri, kişilerin açık rızasına başvurduğu zamanlar başta olmak üzere, kendi faaliyetleri ve kanundaki maddeler hakkında farklı yöntemlerle de bilgilendirmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirketimiz, işlemekte olduğu kişisel verilerin, hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek ve verilerin güvenli olarak muhafazasını sağlamak için yeterli düzeyde güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri düzenli olarak yapmakta veya yaptırmaktadır.
Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca “veri güvenliğini” sağlamaya yönelik alınan tedbirler aşağıda belirtilmektedir.
- Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik olanaklar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari önlemleri almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmakta, bu kişilerle “Gizlilik Sözleşmeleri” yapmaktadır.
- Şirketimiz, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için teknik ve idari tedbirler almaktadır.
- Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlenmesi ve verilerin hukuka uygun muhafazasını sağlanması konusunda kişisel verileri aktarmış olduğu iş ortakları ve tedarikçiler gibi veri işleyen kurumlar olarak farkındalıkları arttırmaktadır ve gerekli taahhütleri almakta, bunlarla “Gizlilik Sözleşmeleri” yapmaktadır.
- Şirketimizin veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uymaktadır.
- Şirketimizin tedarikçi, iş ortağı, hizmet/danışmanlık gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu veri işleyen kurumlarla, veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde sözleşme yapılmaktadır.
- Şirketimiz kendi bünyesinde gerekli denetimleri bünyesinde oluşturduğu “KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KOMİTESİ” aracılığıyla yapmaktadır. Bu denetim sonuçları denetim formları ile tutulmakta/raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.
- Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmekte, buna ilişkin “KİŞİSEL VERİ İHLALİ MÜDAHALE PLANI” oluşturmuştur.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
6698 sayılı yasa kapsamında; Kişilerin, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veri olarak tanımlanmıştır.
Şirketimiz özel nitelikli kişisel verileri, teknik ve idari olanakları ile titizlikle korumaktadır. Şirketimiz tarafından alınan güvenlik önlemleri, teknolojik olanaklar, olası riskler göz önünde bulundurularak üst düzeyde sağlanmaktadır.
Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesinde yayınlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Şirketimiz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda, doğru ve güncel, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.
Şirketimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir.
Şirketimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 5. maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya bir kaçına dayalı olarak işlemektedir.
Şirketimiz KVK Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere ve kararlarına uygun davranmaktadır.
Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde yasal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almaktadır, kişisel verileri amacının dışında kullanmamaktadır.
Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi yasal menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlayacak gerekli önlemleri almaktadır.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan bildirilmektedir.
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler, verinin durumuna göre, Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde, kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de, her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesine olanak tanıyan hukuki dayanaklardan bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda belirtilen diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. Veri işlenmesinde aşağıda yer alan şartlar uygulanır.
- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
- Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
- Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
- Şirketimizin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
- Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
- Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
KVK Kanununun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bazı kişisel veriler özel nitelikli kişisel veri olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Şirketimizce KVK Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanununda öngörülen düzenlemelere uygun hareket edilmektedir.
BİNA GİRİŞLERİ İLE BİNA İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ
Şirketimiz tarafından çalışan, öğrenci, ziyaretçi ve şirket güvenliği amacıyla görüntülü kayıt yapabilen kameralar ile izleme faaliyeti yürütülmesinde KVK Kanununda yer alan düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Şirketimiz binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile personel, personel adayı, stajyer, öğrenci, ziyaretçi, tedarikçi firma sahibi-çalışanlarının giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz Anayasa, KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak hareket etmektedir.
Şirketimiz, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında, sunulan hizmetin kalitesini artırmak, güvenilirliğini sağlamak, Şirketimiz çalışanlar ile öğrenci ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamak ve müşterilerin/çalışanların/öğrencilerin aldıkları hizmeti ve diğer hizmetlere ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.
Şirketimiz tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak yapılmaktadır.
Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara sadece yetkilendirilmiş şirket çalışanlarının erişimi bulunmaktadır. Kamera kayıtları en az 2 ay süreyle saklanmaktadır. Sonrasında otomatik silinmektedir.
Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirketimiz hukuki sınırlar içinde kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Kişisel verileriniz, Kanun ve diğer mevzuat kapsamında ve yukarıda yer verilen amaçlarla, başta Milli Eğitim Bakanlığı ve taşra teşkilatları, özel sigorta şirketleri (sağlık, emeklilik ve hayat sigortası ve benzeri), Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kolluk kuvvetleri, adli makamlar ve bununla bağlı kalmamak kaydıyla tüm kamu kurum ve kuruluşları, yetki vermiş olduğunuz temsilcileriniz, bağlı olduğunuz ve/veya çalışmakta olduğunuz kurum, avukatlar, vergi-sgk vs. danışmanları ve denetçiler de dâhil olmak üzere danışmanlık aldığımız üçüncü kişiler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ve resmi merciler, yurt içindeki veya yurt dışındaki sigorta şirketinize, hizmetlerinden faydalandığımız veya işbirliği içerisinde olduğumuz tedarikçilerimiz, destek hizmet sağlayıcılarımız ve iş ortaklarımız ile paylaşılabilecektir.
KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
Şirketimiz kişisel veri/özel nitelikli kişisel verileri yurt dışına aktarmamaktadır. Aktarılması gereken bir durumda ise Açık Rızanız alınmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI
Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde şirketimiz ilgili prosedürlerine istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Bu kapsamda şirketimiz ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte, görevlendirmekte ve farkındalıklarını arttırmaktadır.
Şirketimiz binalarına gelen kişilerin kişisel ve özel nitelikli kişisel verileri usulüne uygun olarak elde edilirken Şirketimizde görülebilir şekilde sergilenen ya da diğer şekillerde (internet sitemizde) erişime sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadır.
VERİ SAHİBİNİN HAKLARI, İLETİŞİM KANALLARI VE VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Şirketimizin, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanununa uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri uygulamaya azami önem göstermektedir.
Kişisel veri sahipleri 6698 Sayılı KVKK m.11’e göre;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Kişisel veri sahipleri yukarıda belirtilen haklarına ilişkin taleplerini Şirketimizden veya Şirketin internet adresinde www.kupkok.com bulunan “KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI BAŞVURU FORMU” nu doldurarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza suretiyle Şirketimize iletebilirler. Şirketimiz tarafından, talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre Şirket tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesiyle sınırlı ve haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar istenebilir.
Başvuru Formunda, Kanunun 11. maddesinde belirtilen hangi hakkın kullanımına ilişkin talepte bulunulduğunun belirtilerek Şirketimize iletilmesi, talebe ilişkin başvurunun daha hızlı ve etkili bir şekilde cevaplandırılmasını sağlayacaktır.
Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE GİRMESİ
Şirketimizin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda Politikanın yürürlük tarihi yenilenen madde için o maddenin revize edilerek yayınlandığı tarihtir. Politika, Şirketimizin internet sitesinde (www.kupkok.com) yayınlanır ve yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
19 Mayıs Mh. Meyan Sk. No:6/4 Nilüfer/BURSA
0 224 4135454
www.kupkok.com
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
GÖRÜNTÜLÜ KAYIT POLİTİKASI/AYDINLATMA METNİ
KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİNİN YASAL DAYANAĞI
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş. (ŞİRKET) tarafından yürütülen görüntülü (kamera ile) izleme faaliyeti, 6698 sayılı KVKK, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak yapılmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA HUKUKUNA GÖRE GÜVENLİK KAMERASI İLE
İZLEME FAALİYETİ YÜRÜTÜLMESİ
Şirketimiz tarafından güvenlik amacıyla görüntülü (kamera ile) izleme faaliyeti yürütülmesinde KVK Kanununda yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Şirketimiz, bina, tesis ve bunların eklentilerinin içinde ve dışında kurumumuzun, ziyaretçilerimizin ve çalışanlarımızın güvenliğinin sağlanması amacıyla, kanunlarda öngörülen amaçlarla ve KVK Kanununda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kameralarıyla (görüntülü olarak) izleme faaliyetinde bulunmaktadır.
KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİNİN DUYURULMASI
Şirketimiz tarafından KVK Kanununun 10. maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır. Şirketimiz tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak, Şirketimizin www.kupkok.com internet sitesinde bu Politika ve Aydınlatma Metni yayınlanmakta ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı/işareti bulunmaktadır. (yerinde aydınlatma-katmanlı aydınlatma/bilgilendirme).
KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİNİN YÜRÜTÜLME AMACI VE AMAÇLA SINIRLILIK
Şirketimiz, KVK Kanununun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir. Şirketimiz tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politikada sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini, güvenlik amaçlarını aşan şekilde, müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (giyinme odaları, tuvaletler vs.) izlemeye tabi tutulmamaktadır.
ELDE EDİLEN VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirketimiz tarafından KVK Kanununun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İZLEME SONUCUNDA ELDE EDİLEN BİLGİLERE KİMLERİN ERİŞEBİLDİĞİ VE
BU BİLGİLERİN KİMLERE AKTARILDIĞI
Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir. Elde edilen bu kayıtlar Kanunun kendisine yetki verdiği kişilerle de paylaşılabilmektedir. (Adli Makamlar, Kolluk Makamları vs.)
Bu Politika/Aydınlatma Metni, Şirketimizin internet sitesinde (www.kupkok.com) yayınlanır.
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
19 Mayıs Mh. Meyan Sk. No:6/4 Nilüfer/BURSA
0 224 4135454
www.kupkok.com
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
Kişisel Verilerin Saklaması Ve İmhası Politikası
- BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI’NIN NİTELİĞİ VE AMACI
GİRİŞ
Bu imha politikası BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş. (ŞİRKET) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla elde ettiğimiz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve/veya anonim hale getirilmesine ilişkin uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, öğrencilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, stajyerlerimizin, ziyaretçilerimizin ve herhangi bir nedenle Şirketimiz bünyesinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin, kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yürütülmektedir.
TANIMLAR
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi |
| İlgili kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini |
| Kanun | 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu, |
| Yönetmelik | 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulunu |
| Kayıt ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası | www.kupkok.com adresinde yayınlanan, Şirketimiz elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı |
| Veri kayıt sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini |
ifade eder.
- BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
Şirketimiz nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun şartlarda ve uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. Şirketimiz her durumda veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve Kişisel Verileri Koruma Kanununa, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
| Yerel Matbu ortamlar | Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır. |
| Yerel dijital ortamlar | Şirketimiz bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi tüm dijital ortamlardır. |
| Bulut ortamlar | Şirketimiz bünyesinde yer almamakla birlikte, Şirketimiz kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. |
ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almakta ayrıca bu konudaki gelişmeleri takip etmektedir.
Bu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
Teknik Tedbirler
Şirketimiz kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
- Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
- Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
- Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
- Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
- Şirketimiz bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
İdari Tedbirler
Şirketimiz, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
- Kişisel verilere erişimi olan tüm Şirket çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
- Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
- Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla Gizlilik Sözleşmeleri imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
Kurum İçi Denetimi
Şirketimiz, Kanunun 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin düzenli olarak kurum içi denetimler yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik veya kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar en kısa zamanda giderilir.
Şirketimiz sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Kişisel Veri İhlali Müdahale Planı prosedürü çerçevesinde Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve KVK Kuruluna (72 saat içerisinde) bildirir.
- BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
Saklama Nedenleri
Şirketimiz bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politika için www.kupkok.com ziyaret ediniz.) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
İmha Nedenleri
Şirketimiz bünyesinde bulunan kişisel veriler, ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanunun 5. ve 6. maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen bu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanunun 5. ve 6. maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
İMHA YÖNTEMLERİ
Şirketimiz, Kanuna ve ilgili mevzuat ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Şirketimiz tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
Silme Yöntemleri
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | |
| Karartma | Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
| Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
Yok Etme Yöntemleri
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
| Fiziksel yok etme | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
| Fiziksel yok etme | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
| De-manyetize etme (degauss) | Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. |
| Üzerine yazma | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
| Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
| Değişkenleri çıkarma | İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.
Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir. |
| Bölgesel gizleme | Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
| Genelleştirme | Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
| Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama | Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir.
Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir. |
| Mikro birleştirilme | Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır. |
| Veri karma ve bozma | Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Saklama Süreleri
(04.05.2005 tarih ve 25805 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Milli Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin yürürlükten kaldırılmasına dair yönetmelik yayımlandığı tarihten itibaren; Milli Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra, Yurtdışı Teşkilatı ve bağlı kuruluşları,
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Hükümlerine tabi olup Arşiv malzemelerinin saklama süreleri açısından aşağıdaki cetvele göre işlem yapacaklardır.)
ARŞİV MALZEMELERİNİN SAKLAMA SÜRELERİ CETVELİ
| SIRA
NO |
MALZEMENİNADI | SAKLANACAĞI ARŞİV VE SÜRESİ (YIL) |
| 1 | Diploma defteri (SERTİFİKA DEFTERİ) | Okul, il veya ilçe MEM-Süresiz |
| 2 | Öğrenci Künye Defteri (ADAY KAYIT ) | Okulda-Süresiz |
| 3 | Tasdikname Defteri | Okulda-Süresiz |
| 4 | Sınıf Geçme Defteri | Okulda-Süresiz |
| 5 | Sınıf Geçme Defteri | Okul, İl ve İlçe MEM-Süresiz |
| 6 | Karne Kayıt Defteri | Okulda-Süresiz |
| 7 | Okul Dışı Künye Defteri | Okulda-Süresiz |
| 8 | Ders Denetleme Defteri | Okulda-Süresiz |
| 9 | Günlük Nöbet Defteri | Okulda-Süresiz |
| 10 | Öğretmen, memur,hizmetli devam-
devamsızlık Defteri |
Okulda-Süresiz |
| 11 | Personel devam-devamsızlık cetveli | İlgili Birimde-l yıl |
| 12 | Öğretmen not defteri | Okulda-l yıl |
| 13 | Sınıf Ders Defteri | Okulda-l yıl |
| 14 | Öğrenci Yoklama Defteri | Okulda-2 yıl |
| 15 | Öğrenci Hasta Sevk Defteri | Okulda-l Yıl |
| 16 | Hasta Kayıt Revir Defteri | Okulda-l Yıl |
| 17 | Revir İlaç Sarf Defteri | Okulda-5 yıl |
| 18 | Disiplin Kurulu Karar Defteri | İlgili Birimde-l0 yıl |
| 19 | Öğrenci Eşya Dağıtımı Defteri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 20 | Öğrenci Taksit Defteri | İlgili Birimde-3 yıl |
| 21 | Günlük Tabela Defteri | İlgili Birimde-l yıl |
| 22 | Kurs Belgesi Defteri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 23 | Demirbaş Eşya Defterleri (Bakanlık onay İle
değiştirildikten sonra) |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 24 | Demirbaş Eşya Özet Defteri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 25 | Teftiş Defteri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 26 | Gelen-Giden Evrak Defteri | İlgili Birimde-5-yıl |
| 27 | Ortak kayıt defteri (Kooperatif) | İlgili Birimde-Süresiz |
| 28 | Yönetim Kurulu Karar Defteri | İlgili Birimde-5 Yıl |
| 29 | Envanter ve Bilanço Defteri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 30 | Ortak Alışveriş Defteri | İlgili Birimde-3 yıl |
| 31 | Temizlik Malzeme Sarf Defteri | Okulda-5 yıl |
| 32 | Takım Dağıtım Defteri | İlgili Birimde-l yıl |
| 33 | Ruhsatname ve Muadelet Vesikaları Kütük
Defteri
|
İlgili Birimde-Süresiz |
| 34 | Yoğaltım Defteri | Okulda-5 yıl |
| 35 | Ayniyat ve Yevmiye Defteri | Okulda-5 Yıl |
| 36 | Kasa Defteri | Okulda-5 yıl |
| 37 | Ambar Esas Defteri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 38 | Alacaklılar-Borçlular Defteri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 39 | Depo Defteri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 40 | Üye Kayıt Defteri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 41 | Danışma Kurulu Kararı Defteri | İlgili Birimde-l0 yıl |
| 42 | Kol Faaliyetleri Defteri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 43 | Maaş-Ücret Defteri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 44 | Ek Ders Ücretleri Defteri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 45 | Ödenek, Avans-Kredi Defteri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 46 | Öğrenci Dosyası (Gündüzlü,Yatılı,Burslu) | Okulda- Süresiz |
| 47 | Yurtdışında Öğrenim Gören Dövizli, Dövizsiz
Özel-Resmi Öğrenci Dosyası |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 48 | Kanaat Not Çizelgesi Dosyası | Okulda-3 yıl (Denetim Görmesi Şartıyla) |
| 49 | Öğretmenler Kurulu Tutanakları Dosyası | Okulda-5 yıl |
| 50 | Disiplin Kurulu Belgeleri Dosyası | Okulda-6 yıl |
| 51 | Öğretmenlerin Haftalık Ders Dağıtım çizelgesi | Okulda-3 yıl ilgili Dairede l yıl |
| 52 | Personel Özlük Dosyası | Son görev yaptığı yerde 66 yaş kadar |
| 53 | Gizli Yazılar Dosyası (Yönetmeliğin 7.
Maddesine göre gizliliği kaldırılmayanlar) Seferberlik Dosyası |
İlgili Birimde- Süresiz |
| 54 | Gider Tahakkukuyla ilgili Dosyalar | İlgili Birimde-5 yıl (Sayıştayda İlamı
Kesinleşmesi Şartıyla |
| 55 | İnceleme-Soruşturma Dosyası | Soruşturmayı Yapan Birimde-Süresiz |
| 56 | Yüksek Disiplin Kurulu Kararları | İlgili Birimde-Süresiz |
| 57 | Sicil Dosyaları | İlgili Birimde l0l yıl saklandıktan sonra Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek |
| 58 | Emeklilik Dosyası | İlgili Birimde-Süresiz |
| 59 | Mecburi Hizmet Takibat Dosyası
(Takibat Bittikten Sonra) |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 60 | Stajyerlik Dosyası | Okulda-5 yıl |
| 6l | Kapanan Özel Öğretim Kurum Dosyaları | İlgili Birimde-5 yıl |
| 62 | İdari Dava Dosyaları | İlgili Birimde-l0 yıl |
| 63 | Konut Tahsisi Dosyası | İlgili Birimde-Süresiz |
| 64 | Konut Kirası Dosyası | İlgili Birimde-5 yıl |
| 65 | Yurtdışı Teşkilatının Avans Kredi ve Mahsup
Dosyaları |
İlgili Birimde-5 yıl (Sayıştayda İlamı
Kesinleşmesi Şartıyla) |
| 66 | GAP Projesi ile ilgili Dosyalar | İlgili Birimde-5 yıl |
| 67 | Milli Güvenlik Siyaseti ile ilgili Yazışmalar
Dosyası |
İlgili Birimde-5 yıl, Bakanlık Arşivinde
Süresiz |
| 68 | Eğitim- Öğretim Yüksek Kurulu, Talim ve
Terbiye Kurulu, Danışma Kurulları ve sürekli Kurulların Kararları Milletlerarası Antlaşmalar, Projeler Kararlar |
İlgili Birimde-5 yıl Bakanlık Arşivinde l0 yıl saklandıktan sonra DAGM. Devredilecek. |
| 69 | Resmi Burslu Yüksek Ögrenim Öğrencilerinin ödeneklerinin tespit Edilmesine ait Bakanlar
Kurulu Kararları |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 70 | Şura Toplantılarıyla ilgili karar, plan ve
dökümanlar |
İlgili Birimde-5 yıl, Bakanlık Arşivinde süresiz |
| 71 | Ders ve yardımcı ders kitaplarının asılları ile
bunlara ait programlar ve şartnameler |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 72 | Talim ve Terbiye Kurulu Mütalaaları | İlgili Birimde-Süresiz |
| 73 | Öğretim Programları ve bunlara ait raporlar,
kararlar |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 74 | Eğitim ve Öğretimle ilgili araştırma ve
Değerlendirme raporları |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 75 | Özlük haklarını belirten diploma, tasdikname
ve benzerinin denkliğini gösteren belgeler |
İlgili Birimde-l0 Yıl |
| 76 | Kurum, Kuruluş ve şahıslarla yapılan
Sözleşmeler, protokollar |
İlgili Birimlerde-Süresiz |
| 77 | Kalkınmada öncelikli illerin yatırımlarıyla
İlgili plan, program ve raporları |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 78 | Okul, kurum ve öğretmen denetleme raporları | İkinci bir denetim geçirmek şartıyla İlgili
Birimde-3 yıl |
| 79 | Faaliyet programları, brifing dosyaları,
Faaliyet raporları ve çalışma takvimi |
İlgili Birimde-l yıl |
| 80 | Yıllık icra plan ve programlarıyla ilgili dökümanlar | İlgili Birimde-5 yıl |
| 81 | Genel Kurul, Yönetim Kurulu kararları ve
blançolar |
İlgili Birimde-l0 yıl |
| 82 | Özel eğitim uygulananlara ait her türlü
Test,rapor ve benzeri belgeler |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 83 | Merkezi sistemle yapılan sınav sonuçları | İlgili Birimde-l yıl |
| 84 | Eğitimci lider tezleri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 85 | Yazılı Yoklama Kağıtları | Okulda-l yıl |
| 86 | İmtihan kağıtları ve tutanakları | Okulda-2 yıl |
| 87 | Öğrenci yoklama fişleri | Okulda-2 yıl |
| 88 | Stajyerlik onayları | İlgili Birimde-l5 yıl |
| 89 | Okul ve kurum açma kapama onayları | İlgili Birimde-Süresiz |
| 90 | Yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirme
onayları |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 91 | Yıllık, mazeret ve sağlık izini onayları | İlgili Birimde-3 yıl |
| 92 | Terfi teklifi cetveli | İlgili Birimde-l yıl |
| 93 | İlkokul öğretmenlerinin atama ve nakit
Kararnameleri listesi |
İlgili Birimde-3 yıl il MEM. süresiz |
| 94 | Kadro ihdas ve tenkisleri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 95 | Kadro kaybı | İlgili Birimde-Süresiz |
| 96 | Kadro Değişikliği cetvelleri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 97 | Dolu kadro değişikliğine ait isimlendirme
listeleri |
İlgili Birimde-l0 yıl |
| 98 | Vizeli kadro cetvelleri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 99 | Sürekli işçi kadrolarına ait vizeli cetveller | İlgili Birimde-Süresiz |
| 100 | Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı | |
| 101 | Vizeli cetvelleri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 102 | Sigorta primi belgeleri | İlgili Birimde-Süresiz |
| 103 | Öğrencilerle ilgili sözleşmeler | Okulda-5 yıl |
| 104 | İl MEM. Öğrencileri yetiştirme ve imtihanlara
hazırlama kursları fonu hesabı formu |
İL MEM-5 yıl |
| 105 | İlçe MEM. Öğrencileri yetiştirme ve
imtihanlara kurs merkezi toplam bütçesi formu |
İlgili Birimlerde 5 yıl |
| 106 | İstatistikler ve ilgili dökümanlar | Bilgiyi veren birimlerde l yıl, değerlendirecek
birimde süresiz |
| 107 | Tarihçeler | İlgili Birimlerde-Süresiz |
| 108 | TBMM’de verilen soru önergelerine
gönderilen cevaplar |
İlgili Birimde-l yıl |
| 109 | Film (Negatif) | İlgili Birimde- Süresiz |
| 110 | Film (Pozitif-Kopya) | İlgili Birimde-l0 yıl |
| 111 | Eğitim ve Öğretimle ilgili şura, seminer sergi, yarışma ve benzeri faaliyetlerle fotoğraf,
albüm, slaytses ve görüntü bantları |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 112 | Kullanılmayan (Deşifre olmayan) imtihan
soruları |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 113 | Merkezi sistemle yapılan imtihanlara ait soru
kitapçıklarının birer örneği |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 114 | Unesco, yerli ve yabancı kuruluşlarca yurtiçinde veya yurtdışında sağlanan
imkanlarla staj, kurs, master, doktora öğrenimi görenlere ait evrak |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 115 | İncelenerek okullara tavsiye edilmesi isteğiyle Bakanlığımıza gönderilen ve incelendikten sonra uygun bulunan veya bulunmayan kitap
ve diğer eğitim araçları |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 116 | Hibe yolu ile temin edilen makine, teçhizat,
taşıt ve benzeri malzemelere ait belgeler |
İlgili birimde-Süresiz |
| 117 | Ayniyat talimatnamesi gereğince düzenlenen alındı, devir-teslim, sayım, kayıttan düşme
tutanakları ve benzeri belgeler |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 118 | Demirbaş eşya tahsis emirleri | İlgili Birimde-5 yıl |
| 119 | Satınalma işlemleriyle ilgili karar | İlgili Birimde-5 yıl (Sayıştay ilamı kesinleşmesi
şartıyla) |
| 120 | İhale evrakı ve benzeri | |
| 121 | Aidat tahsilat makbuzu ve dekontlar | Okulda-3 yıl |
| 122 | Resmi PTT pulu istek fişleri, makbuzları ve
sarf cetvelleri |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 123 | Öğrencinin tahakkuk eden yevmiyeleri cetveli
(Döner sermayeli kurumlarda) |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 124 | Döner sermaye muhasebesi ve işlemleriyle
ilgili belgeler |
İlgili Birimde-5 yıl |
| 125 | Diğer kurumlardan alınan uygulamaya esas
görüşler |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 126 | Bina, arsa ve arazi tahsisi onayları, tapu, tapu
tahsis belgeleri ve imar planları |
İlgili Birimde-Süresiz |
| 127 | Gayrimenkul kamulaştırma, satınalma
belgeleri |
İl MEM.ve ilgili Birimlerde- Süresiz |
| 128 | İnşaat ve tesisat hesap ve projeleri ödenek
tahsis, tenkis ve aktarma yazıları |
İlgili Birimde-l yıl |
| 129 | Ödeme emirleri ve icmali | İlgili Birimde-l yıl |
| 130 | Bütçe ve yatırım tesisleri | İlgili Birimde-l yıl |
| 131 | Kanun teklifleri (Kanunlaştıktan sonra) | İlgili Birimde-l yıl |
| 132 | Sayıştay ilamları, yargı kağıtları ve Sayıştayla | İlgili Birimde-5 yıl |
| bu konuda yapılan yazışmalar | ||
| 133 | İcra kesintileri listesi | İlgili Birimde-l yıl |
| 134 | l050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliği
Gereğince tutulacak defter ve belgeler |
İlgili Birimde-Süresiz |
İmha Süreleri
Şirketimiz, Kanun, ilgili diğer mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve bu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 11. ve 13. maddesine istinaden Şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Şirketimiz talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirketimiz talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Şirketimiz her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Şirketimiz tarafından Kanunun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak ret edilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içinde yazılı olarak ya da uygun yöntemlerle bildirilir.
PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, Şirketimizin işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri bu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
Şirketimiz, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
Şirketimiz imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
Teknik Tedbirler
Şirketimiz;
- Bu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
- İmha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
- İmha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
- İmha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder veya gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.
İdari Tedbirler
Şirketimiz;
- İmha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
- Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
- Teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
- İmha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
- Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere süresiz saklar.
- BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KOMİTESİ
Şirketimiz, bünyesinde bir Kişisel Verilerin Korunması Komitesi kurar. Kişisel Verilerin Korunması Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına ve KVKK kapsamında hazırlanan diğer Protokollere uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve bu süreçleri denetlemekle, 6698 sayılı yasa kapsamında tüm işleri yürütmekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Verilerin Korunması Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli Şirketimiz çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
| Unvan | Görev Tanımı |
| Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi | Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yapmak/yaptırmak/yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
| KVK Uzmanı
(Teknik ve İdari) |
İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
- BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
Şirketimiz Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca veya sektöründeki veya bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında veya bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişiklikler yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer. Bu Politika Şirketimizin internet sitesinde (www.kupkok.com) yayınlanır.
BURSA KÜPKÖK ÖZEL EĞİTİM KURUMLARI A.Ş.
19 Mayıs Mh. Meyan Sk. No:6/4 Nilüfer/BURSA
0 224 4135454
www.kupkok.com
ÇEREZ (COOKİES) POLİTİKAMIZ
Şirket olarak, çevrimiçi ortamlarımızı ziyaretleriniz sırasında sizlerin deneyiminizi geliştirmek için çerezler gibi bazı teknolojilerden faydalanmaktayız. Bu teknolojilerin kullanımı başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) olmak üzere tabi olduğumuz sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde gerçekleştirilmektedir. Çerez Politikamızın amacı, Şirketimizce işletilmekte olan Şirketimizin internet sitesi, mobil uygulamaları ve diğer tüm elektronik platformlarının (Portal) işletilmesi sırasında Site kullanıcıları/üyeleri/ziyaretçileri (Veri Sahibi) tarafından çerezlerin kullanımı sırasında elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak sizlere bilgi vererek bu konudaki tercihlerini nasıl yönetebileceğini açıklamak üzere hazırlamıştır.
Ayrıca, internet sitemizden Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin diğer Politika ve Aydınlatma Metinlerimizi okumanızı tavsiye ederiz.
Çerez (Cookie) Nedir?
Çerezler, ziyaret ettiğiniz web siteleri tarafından oluşturulan dosyalardır. Çerezler göz atma bilgilerini kaydederek çevrimiçi deneyiminizi daha kolay hale getirir. Çerezler sayesinde siteler oturumunuzu açık tutabilir, site tercihlerinizi hatırlayabilir ve size yerel olarak alakalı içerik sunabilir.İki tür çerez vardır:
- Birinci taraf çerezleri ziyaret ettiğiniz site tarafından oluşturulur. Site, adres çubuğunda gösterilir.
- Üçüncü taraf çerezleri diğer siteler tarafından oluşturulur. Bu siteler, ziyaret ettiğiniz web sayfasında gördüğünüz reklam veya resim gibi içeriğin bir kısmına sahiptir.
Çerezler konusundan daha detaylı bilgi için www.aboutcookies.org ve www.allaboutcookies.org adreslerini ziyaret edebilirisiniz.
Hangi Çerezler Kullanılmaktadır?
Çerezler, sahipleri, kullanım ömürleri ve kullanım amaçları bakımından sınıflandırılabilir. Sahibine göre, Portal çerezleri ve üçüncü taraf Çerezler kullanılmaktadır. Portal çerezleri, Şirketimiz tarafından yönetilirken, üçüncü taraf çerezlerini diğer firmalar yönetmektedir.
Kullanım ömrüne göre, oturum çerezleri ve kalıcı çerezler kullanılmaktadır. Oturum çerezleri ziyaretçinin Portalı terk etmesiyle birlikte silinirken, kalıcı çerezler değişen sürelerle ziyaretçilerin cihazlarında kalmaktadır.
Kullanım amaçlarına göre, Portalda teknik çerezler, doğrulama çerezleri, hedefleme/reklam çerezleri, kişiselleştirme çerezleri ve analitik çerezler kullanılmaktadır.
| Oturum Çerezleri | Oturum çerezleri ziyaretçilerin Portalı ziyaretleri süresince kullanılan, tarayıcı kapatıldıktan sonra silinen geçici çerezlerdir.
Bu tür çerezlerin kullanılmasının temel amacı ziyaretiniz süresince Portalın düzgün bir biçimde çalışmasını sağlamaktır. |
| Kalıcı Çerezler | Kalıcı çerezler Portalın işlevselliğini artırmak, ziyaretçilerimize daha hızlı ve iyi bir hizmet sunmak amacıyla kullanılan çerez türleridir. Bu tür çerezler ziyaretçi tercihlerini hatırlamak için kullanılır ve tarayıcılar vasıtasıyla kullanılan cihazda depolanır. Kalıcı çerezlerin bazı türleri Portalı kullanım amacınız gibi hususlar göz önünde bulundurarak sizlere özel öneriler sunulması için kullanılabilmektedir. Kalıcı çerezler sayesinde Portal, aynı cihazla tekrardan ziyaret etmeniz durumunda, cihazınızda Portal tarafından oluşturulmuş bir çerez olup olmadığı kontrol edilir ve var ise, sizin siteyi daha önce ziyaret ettiğiniz anlaşılır ve size iletilecek içerik bu doğrultuda belirlenir ve böylelikle sizlere daha iyi bir hizmet sunulur. |
| Teknik Çerezler | Teknik çerezler ile Portalın çalışması sağlanmakta, internet sitesinin çalışmayan sayfaları ve alanları tespit edilmektedir. |
| Doğrulama Çerezleri | Ziyaretçilerin şifrelerini kullanarak Portala giriş yapmaları durumunda, bu tür çerezler ile, ziyaretçinin Portalda ziyaret ettiği her bir sayfada site kullanıcısı olduğu belirlenerek, kullanıcının her sayfada şifresini yeniden girmesi önlenir. |
| Hedefleme/Reklam Çerezleri | Portalda kullanıcılara sunulan reklamları özelleştirmek ve zaten görüntülenmiş reklamların tekrar gösterilmesini engellemek için kullanılan çerez türleridir. |
| Kişiselleştirme Çerezleri | Kullanıcıların tercihlerini farklı Portal sayfalarını ziyarette de hatırlamak için kullanılan çerezlerdir. |
| Analitik Çerezler | Analitik çerezler ile Portalı ziyaret edenlerin sayıları, Portalda görüntülenen sayfaların tespiti, Portal ziyaret saatleri, Portal sayfaları kaydırma hareketleri gibi analitik sonuçların üretimini sağlayan çerezlerdir. |
Çerezler Neden Kullanılmaktadır?
Portalda, Çerezler aşağıdaki amaçlar kapsamında kullanılmaktadır:
- Portalın çalışması için gerekli temel fonksiyonları gerçekleştirmek. Örneğin, Portal üyelerinin, üyelik bilgileriyle giriş yapabilmesi.
- Portalı analiz etmek ve Portalın performansını arttırmak. Örneğin, Portalı ziyaret edenlerin sayısının tespit edilmesi ve buna göre performans ayarlarının yapılması ya da ziyaretçilerin aradıklarını bulmalarının kolaylaştırılması.
- Portalın işlevselliğini arttırmak ve kullanım kolaylığı sağlamak. Örneğin, Portalı ziyaret eden ziyaretçinin daha sonraki ziyaretinde kullanıcı adı bilgisinin ya da arama sorgularının hatırlanması veya Portal üzerinden üçüncü taraf sosyal medya faaliyetlerine bağlantı sağlamak.
- Kişiselleştirme, hedefleme ve reklamcılık faaliyeti gerçekleştirmek. Örneğin, ziyaretçilerin görüntüledikleri sayfa ve ürünler üzerinden ziyaretçilerin ilgi alanlarıyla ilgili reklam gösterilmesi.
Çerez Tercihleri Nasıl Yönetilir?
Ziyaretçilerin kendilerine ait hangi kişisel verilerin toplanabildiği konusunda tercihlerini serbestçe kullanabilmesi bizim için son derece önemlidir. Bununla birlikte, Portalın çalışması için zorunlu olan Çerezlerin yönetimi mümkün olmamaktadır. Ayrıca, bazı Çerezlerin kapatılması halinde Portalın çeşitli fonksiyonlarının çalışmayabileceğini hatırlatırız.Portalda kullanılan Çerezlere dair tercihleri ne şekilde yönetebileceğinize ilişkin bilgiler şu şekildedir:
- Ziyaretçiler, Portalı görüntüledikleri tarayıcı ayarlarını değiştirerek çerezlere ilişkin tercihlerini kişiselleştirme imkanına sahiptir. Eğer kullanılmakta olan tarayıcı bu imkânı sunmaktaysa, tarayıcı ayarları üzerinden Çerezlere ilişkin tercihleri değiştirmek mümkündür. Böylelikle, tarayıcının sunmuş olduğu imkanlara göre farklılık gösterebilmekle birlikte, veri sahiplerinin çerezlerin kullanılmasını engelleme, çerez kullanılmadan önce uyarı almayı tercih etme veya sadece bazı Çerezleri devre bırakma ya da silme imkanları bulunmaktadır. Bu konudaki tercihler kullanılan tarayıcıya göre değişiklik göstermekle birlikte genel açıklamaya https://www.aboutcookies.org/ adresinden ulaşmak mümkündür. Çerezlere ilişkin tercihlerin, ziyaretçinin Portala erişim sağladığı her bir cihaz özelinde ayrı ayrı yapılması gerekebilecektir.
- Google Analytics tarafından yönetilen Çerezleri kapatmak için tıklayınız.
- Google tarafından sağlanan kişiselleştirilmiş reklam deneyimini yönetmek için tıklayınız.
- Birçok firmanın reklam faaliyetleri için kullandığı çerezler bakımından tercihler Your Online Choices üzerinden yönetilebilir.
- Mobil cihazlar üzerinden Çerezleri yönetmek için mobil cihaza ait ayarlar menüsü kullanılabilir.
Ziyaretçiler (Veri Sahipleri) Hangi Haklara Sahip?
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca Site ziyaretçilerimiz kendileriyle ilgili, aşağıdaki haklara sahiptir.
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Söz konusu haklar, kişisel veri sahipleri tarafından yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden Şirketimize iletildiği takdirde 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Taleplere ilişkin olarak herhangi bir ücret talep edilmemesi esas olmakla birlikte, talebin niteliğine göre Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ücret tarifesi üzerinden ücret talep etme hakkını saklı tutar.
Rıza, Politikadaki Değişiklik ve Yürürlülük
Şirketimiz bu Politika ile ziyaretçilerine Çerez kullanımı konusunda detaylı açıklama sunmayı ve Çerez tercihleri konusunda bilgilendirmede bulunmayı hedeflemiştir. Bu bakımdan, Portalada yer alan Çerez bilgilendirme uyarısının kapatılması ve/veya Portalın kullanmaya devam edilmesi halinde Çerez kullanımına rıza verildiği kabul edilmektedir. Ziyaretçilerimiz Çerez tercihlerini her zaman değiştirebilirler.
Şirketimiz bu Politika hükümlerini dilediği zaman değiştirme hakkını saklı tutar. Bu Politika yayınlandığı tarihte yürürlük kazanır.
